Savez-vous que les durées de conservations légales de vos documents dépendent de leur nature ?
La durée pendant laquelle vous devez conserver vos documents administratifs peut varier en fonction du type de document et des réglementations légales du pays. Il est recommandé de conserver vos documents administratifs afin de pouvoir les présenter en cas de besoin, comme pour des vérifications fiscales, des litiges ou d’autres situations légales.
Voici quelques règles de conservation pour vous permettre de faire le tri et d’y voir plus clair :
Je conserve pendant 5 ans :
• les documents civils et commerciaux, comme les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises ;
• les statuts de la société à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés.
Je conserve pendant 10 ans :
• les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales (bons de commande ou bons de livraison) ;
• les documents, pièces comptables et les pièces justificatives ;
• les documents relatifs aux comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe…)
Je conserve pendant 3 ans :
• les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports des dirigeants ;
• les déclarations en douane
Je conserve pendant 6 ans :
• les documents fiscaux
Il est important de noter que ces informations sont basées sur les règles en vigueur en 2023. Les réglementations peuvent évoluer, il est donc recommandé de consulter les sources officielles en France, telles que le Code de commerce, le Code général des impôts, ou de demander l’avis de votre avocat ou de votre expert comptable pour obtenir des informations à jour et spécifiques à votre situation.
En cas de contrôle fiscal, la sanction pour la non-conservation de vos documents est une amende de 10000 €. Ça vaut le « coût » de se poser la question…